Dokiman elektwonik ant òganizasyon: ki jan li travay?

jesyon Elektwonik dokiman (érosion) - yon fason rapid yo pataje enfòmasyon ki baze sou itilize nan dokiman elektwonik ak siyati vityèl. Li gen lontan depi lè yo te rekonèt nan peyi yo devlope nan mond lan kòm yon zouti efikas pou biznis la fonksyone.

kè

dokiman elektwonik ant òganizasyon - yon seri pwosesis pou kreye, pwosesis, administrasyon, transfè, akizisyon, antretyen, itilize ak destriksyon nan dokiman. Tout pwosedi sa yo yo te pote soti apre yo fin tcheke entegrite nan ak konfimasyon moun nan resevwa dokiman yo.

Règ nan sikilasyon dokiman ant antite legal se te pote soti pa yon akò tou de pati yo. se echanj la nan enfòmasyon te pote soti pa vle di nan fasilite telekominikasyon, ak dokiman ki estoke sou medya elektwonik. Etajè lavi nan enfòmasyon ki kontablite pa ta dwe depase sa ki se mete nan nivo lejislatif la.

Òganizasyon ka kominike youn ak lòt dokiman fòmèl ak enfòmèl ak siyati yo nan patisipan yo. Nan sektè sa a biznis ka gen ladan: bòdwo, akò yo, bòdwo, kontra, akò, lòd, avi, pouvwa nan avoka, elatriye Ka enfòmasyon dwe transmèt nan fòm lan nan tèks, tabulaire ak dosye grafik.

Rezon ki fè entwodiksyon de EDI

Yon avantou pou entwodiksyon de EDI kapab:

• rediksyon nan travay woutin;
• rediksyon nan pèt nan dokiman;
• "Transparan" travay ak dokiman;
• ogmante disiplin pèfòmans - divilgasyon nan dokiman yo nan yon tan espesifye, elatriye ...

Pami objektif yo quantitative kapab idantifye jan sa a:

• Redui tan an nan pwosesis dokiman an 10 fwa.
• Rediksyon nan depans sa yo ki biwo nan mwatye.

dokiman elektwonik ant òganizasyon: ki jan li fonksyone

An akò ak lwa domestik, dokiman elektwonik ant òganizasyon fèt avèk konsantman an nan tou de bò. Pou done echanj, li nesesè ke tout patisipan yo te konekte nan ekipman an nan operatè a. Apre sa, itilizatè a bezwen voye yon demann yo voye ajoute nan lis la nan kontreparti. Apre patisipan sistèm konfimasyon ka kominike.

modil EDI pral gen fè fonksyon sa yo:

• Envite kontreparti fè echanj done.
• Jenere yon liv adrès.
• Entegrasyon ak lojisyèl kontablite tankou 1 c.
• Siyen epi ankripte dokiman yo.
• Estrikti korespondans yo.
• Siveye estati a nan lèt yo.

Elektwonik dokiman ant òganizasyon te pote lè l sèvi avèk sètifika. Konekte nan yon sèvè ak Otantifikasyon se fè nan yon sètifika dijital pèsonèl. se Elektwonik siyati ba chak itilizatè nan sistèm nan, ki estoke sou medya elektwonik pwoteje ak jton Kòd PIN. Itilizatè a dwe antre nan modpas login yo nan biwo a pèsonèl. Se sèlman apre ke li pral jwenn aksè a dokiman yo.

Kòmanse yon pwosesis pou echanj kapab nenpòt manm nan òganizasyon an, ki konekte nan sistèm nan. Anvan ou voye yon dokiman nan yon lòt pati, li dwe te siyen avèk siyati elektwonik. Sa a se operasyon fèt pa vle di nan pwogram "kriptografik". Se dokiman an voye via EDI. anplwaye kontraktè resevwa notifikasyon nan yon dokiman nouvo. Si li aksepte sa, li tou mete EDS. Si ou vle pou fè chanjman nan dokiman an, li kreye li nouvo vèsyon elektwonik. Apre yo fini nan koreksyon ou vle sove nenpòt ki chanjman lè l sèvi avèk siyati ki elektwonik. Se dokiman an Lè sa a, voye nan chanjman yo nan kokontraktan a. Ki kote nesesè fè enfòmasyon matche elektwonik.

Si ou vle yon lòt fwa ankò fè chanjman, Lè sa a, se pwosedi a tout antye repete ankò. Si reklamasyon nan vèsyon nan nouvo se pa prezan, se dokiman an respekte yo. se Echantiyon an final konsidere yo dwe siyen pa de siyati elektwonik. vèsyon CE dokiman ki estoke sou sèvè a ak ki disponib pou gade. Yon fwa yo echantiyon an bay estati a nan aktyèl la, yo chanje dokiman an pa pral travay. kontra fristre bay estati a "Anile". Isit la nan kòman yo fè dokiman elektwonik ant òganizasyon yo.

ekipman

Ki sa ki nesesè pou dokiman elektwonik ant òganizasyon? Pwemyeman, ou dwe chwazi yon founisè sèvis ak yo enstale lojisyèl espesyal fè echanj enfòmasyon. Dezyèmman, ak chak kokontraktan ak ki òganizasyon an gen entansyon fè e-may, ou bezwen siyen "Akò a sou echanj la nan dokiman elektwonik."

Li se tou nesesè yo etabli sèvè EDI ki te sou nan magazen tout dokiman yo. Li kapab kòm ekipman kliyan, ak "nwaj" depo. Aksè nan done ki sòti nan ki andeyò sistèm la nan aplikasyon an, ki se enstale sou ekipman an òganizasyon an. se entèraksyon Odinatè ak sèvè a fè sou HTTP ak si ou vle SSL chifreman 128. Aksè nan dokiman se te pote soti sèlman nan koòdone la nan aplikasyon an ak apre yo fin pase otantifikasyon an.

EDC pwojè

pwosesis pwojè automatisation ka dire soti nan plizyè mwa jiska kèk ane. Tèm dirèkteman depann sou kantite a nan pwosesis ki bezwen automatisation, resous ak finansye kapasite de òganizasyon an. KOUT kous mete ann aplikasyon EDC jan sa a:

• Kreyasyon yon gwoup k ap travay.
• Fòmasyon nan objektif yo, dat limit ak bidjè.
• Etid la nan pwosesis ki egziste deja.
• Devlope yon travay.
• Vyrob EDI sistèm.
• Lè w siyen akò a sou aplikasyon an nan SED la.
• Adopsyon nan règleman an.
• Ranpli nan repèrtwar sistèm.
• fòmasyon anplwaye yo.
• Pote soti tès preliminè.
• Piblikasyon an sou aplikasyon an nan lòd la SED.
• Pli lwen devlopman nan lojisyèl ak travay règ yo.
• Lansman de pwojè a pilòt la.
• Plen-echèl tranzisyon nan EDI.

erè aplikasyon EDI

Nan pwosesis la nan automatisation nan dokiman yo ta dwe bay atansyon espesyal nan pwosesis yo nan ki lalwa a mande prezans nan yon konpayi asirans papye. Kopi dokiman papye elektwonikman se enposib. Sa a anpil ralanti pwosesis la nan travay ak lakòz yon atitid negatif nan direksyon pou automatisation nan pwosesis la tout antye. Pou aplikasyon an nan yon travay doub pa gen yon peye.

Nan pwosesis la nan mete ann aplikasyon règleman yo nouvo yo ta dwe devlope yo travay avèk dokiman, anplwaye tren, epi sèlman Lè sa angaje yo nan aplikasyon plen. Sa a kapab reyalize sèlman si tansmèt bay anplwaye benefis ki genyen nan lè l sèvi avèk nouvo teknoloji.

Yon lòt erè popilè - pòv etid yo SED kondisyon. Si itilizatè yo gen nan travay nan yon sistèm unconfigured, lè sa a pwosesis EDI nan diferan de ki te adopte nan òganizasyon an.

dokiman elektwonik ant òganizasyon: avantaj yo ak dezavantaj

avantaj:

• Rediksyon voye dokiman orijinal yo pa depans lapòs.
• Save espas pou depo a nan dokiman yo. Li se tout ki estoke nan fòm elektwonik.
• Fasil yo sèvi ak. Voye nan dokiman an se fè nan yon kote sèl. Yon rechèch rapid nan yon dokiman pote nan estati a (voye, resevwa ak aksepte pa r. D.).
• Instant akouchman. Tout enfòmasyon vin voye nan moun k ap resevwa a nan yon kèk segond.
• Dokiman an pa ka pèdi jiska ekspirasyon an nan depo li yo nan sistèm nan.

dezavantaj:

• Pou itilize pwodwi a ou dwe achte yon lisans ki koute lajan.
• Kominike souvan sèlman ant patisipan yo nan sistèm la menm.
• dokiman elektwonik ant òganizasyon nan 1 c oswa lè l sèvi avèk nenpòt ki lòt lojisyèl diferan de konplo a te sèvi deja. Avèk entwodiksyon de algorithm a nouvo, tout anplwaye gen kesyon sou konduit la nan biznis.
• ekipman teknik. Anvan entwodiksyon de EDI òganizasyon bezwen yo achte ekipman ak yo prepare anplwaye yo jere nouvo sistèm lan.
• Érosion se fè lè l sèvi avèk siyati nan elektwonik, validite a nan ki se 1 ane. Li nesesè kontwole ak san pèdi tan mete ajou sètifika yo. Li se tou nesesè yo kontwole aksyon sa yo nan kontraktè sètifika, pou fè pou evite pwoblèm ki genyen ak taks la.

règleman legal

Ki sa ki zak normatif reglemante dokiman elektwonik ant òganizasyon? Ris lejislasyon an gen ladan Federal lalwa №63 «a Sou siyati elektwonik", règleman yo nan dokiman yo nan Sèvis nan taks Federal yo ki anrejistre nan lòd la Ministè Finans nimewo a mv-7-2 / 168. Òganizasyon EDI ki genyen ant lòd sou baz la nan Finans № 50n. Tèm ak Kondisyon yo prensipal echanj dokiman kontablite nan fòma elektwonik preskri nan kantite Federal Lòd Sèvis taks mv-7-6 / 36 @. Tout operatè yo nan aktivite yo pwosesis érosion ta dwe gide pa Lòd la nan Sèvis nan taks Federal № mv-7-6 / 253 @.

"VLSI"

dokiman elektwonik ant òganizasyon "VLSI" bay kliyan avantaj ki annapre yo:

• Ka voye voye dokiman nan nenpòt òganizasyon ki se ki anrejistre sou teritwa a nan Federasyon Larisi la. Si kokontraktan a se pa yon pati nan sistèm nan "VLSI", anplwaye a tou senpleman kontak ak yon reprezantan nan òganizasyon an epi yo pral voye li nan e-mail envitasyon yo patisipe nan sistèm nan. Touswit apre yo fin konfimasyon an ap echanj la nan enfòmasyon ant patisipan yo dwe te pote soti san yo pa entèmedyè.
• Enstale lojisyèl sou yon òdinatè pa nesesè. Ase yo gen yon vèsyon aktyèl la nan navigatè ou a ak aksè nan Entènèt.
• Pou travay ak done yo pa bezwen yon pwogram espesyal. Si yo te rapò a orijinal prepare nan lojisyèl an twazyèm-pati, tankou 1 c, li se posib yo configured entegrasyon an ak sistèm "VLSI".
• Fòm nan estanda nan dokiman an se pa sa mete. Ou ka voye tèks, dosye calcul, imaj, ak sou sa. D.

SKB "kontur"

Youn nan devlopè yo lojisyèl an premye nan Larisi se tou angaje nan rezèv la nan ekipman, nan ki dokiman yo elektwonik ant òganizasyon yo. "Kontou" DiaDoc devlope yon sistèm pa ki echanj la nan dokiman elektwonik. Yon karakteristik nan sistèm lan se ki ka aksè nan done yo ka jwenn pandan y ap aletranje. Pou rezon sa a konpayi an te devlope nan tarif yo itinérance. Si ou vle, done mono aksè a API.

Ki sa ou bezwen?

Pou konekte EDI, konpayi bezwen achte:

• lojisyèl ki gen lisans;
• sèvè;
• ajou ekipman;
• anplwaye tren;
• Customize ak entegre ECM pou itilize ak aplikasyon entèn yo.

envèstisman sa yo bezwen aplike yo nan lòd yo konekte dokiman an elektwonik ant òganizasyon an? Enklizyon a nan pri a nan konsiltasyon sipò nan teknik, ak dènye lojisyèl SED - etap nan dezyèm nan envestisman. Frè sa yo ap dwe peye chak mwa.

konklizyon

Pou ranplase papye ki baze sou e-mail rive. Li pa sèlman diminye pri pou peye pou òganizasyon an yo ka fè pwosesis yo, men tou, ogmante efikasite a nan biznis la kòm yon antye. EDI avèk siksè fonksyone, ou bezwen klèman fòmile objektif yo ak aplikasyon nan sistèm nan ajiste ekipman an kòrèkteman.